Hoe vind je de beste boekhoudsoftware – 7 vragen

Vraagteken
Hoe beoordeel je een boekhoudpakket

Hoe kies je de boekhoudsoftware die bij jou past? Er is heel veel keus en het is niet makkelijk om in een oogopslag te zien wat nu eigenlijk de verschillen zijn tussen pakketten.

Ben je vooral een ondernemer die nu eenmaal zijn boekhouding moet regelen? Dan zijn er een aantal vragen die je kunnen helpen om te kiezen.

1) Waarom zou je meer betalen?

Als je niet weet wat een duurder pakket voor jou toevoegt zou ik gewoonweg bij het voordeligste pakket beginnen. Pas als er een functionaliteit is die jij nodig hebt ga je meer betalen. Bijvoorbeeld:

  • als er een beperking op aantal boekingen is, meer boekingen
  • een helpdesk die je helpt met het gebruik van het programma
  • boekhoudkundig advies
  • personeelsadministratie
  • koppeling met andere software zoals je webshop of kassa systeem

Lees ook: Kipsi.nl – 16 online boekhoudpakketten gesorteerd op prijs

2) Alleen factureren of ook boekhouden en misschien nog wel meer?

Hier zit een belangrijk verschil. Er zijn bijvoorbeeld online pakketten die je alleen kan gebruiken voor factureren. Voor veel ondernemers zal een pakket dat kan factureren en boekhouden het prettigst werken. Je regelt dan bijna je hele administratie op 1 plek en je facturen komen automatisch in je boekhouding. Je kan ook bedrijfsprocessen toevoegen aan je administratie zoals voorraadbeheer, klantbeheer, logistiek, etc. Dan kom je wel snel terecht bij de duurdere pakketten.

3) Kun je bankafschriften importeren?

Om je boekhouding op volledigheid te controleren zul je elke factuur moeten koppelen aan een betaling en zul je elke betaling/ontvangst een plek moeten geven in je boekhouding. Als je je bankafschriften kan importeren kun je via de meeste boekhoudpakketten de betalingen en ontvangsten één voor één verwerken en krijg je een melding als je niet alle facturen en bankoverschrijvingen een plek hebt gegeven. Bij veel pakketten kun je al bankafschriften importeren. Soms moet je echter bijbetalen.

4) Vind je het programma prettig om te gebruiken?

Als je verschillende boekhoudpakketten probeert zul je merken dat er heel veel verschillen zijn in de inrichting van elk pakket. Sommige pakketten werken intuïtief of nemen je bij het handje. Andere pakketten hebben juist veel meer mogelijkheden om zelf in te richten en zijn daardoor ook lastiger om te gebruiken. Gelukkig kun je bij veel pakketten een proefaccount of demo aanvragen.

Probeer in ieder geval de volgende dingen:

  • voer je bedrijfsgegevens in
  • maak een relatie aan
  • maak een paar facturen voor die relatie
  • voer een aantal bonnetjes in
  • zet een aantal posten op de beginbalans
  • bekijk de output zoals BTW overzicht, resultatenrekening en balans
  • stel een vraag aan de helpdesk

Zo krijg je al vrij snel een gevoel bij de gebruiksvriendelijkheid van bepaalde boekhoudsoftware.

5) Kan je boekhouder ermee overweg? (als je die hebt)

Ga je alles zelf doen of boek je alleen de facturen en laat je een boekhouder de verwerkingen, belastingaangifte en overzichten maken? Afhankelijk van hoeveel je zelf wilt doen heb je bij online boekhoudsoftware een meekijkaccount nodig en bij desktop software de juiste output. Ook zul je bij je boekhouder willen checken of hij/zij kan en wil werken met de betreffende software.

6) Heb je de juiste output?

Boeken van facturen is nog maar het begin: je hebt ook output nodig. Vrijwel elke ondernemer wil op zijn minst de volgende overzichten:

  • balans
  • resultatenrekening
  • overzicht voor de BTW en andere belasting aangiftes

Heb je een boekhouder, dan kun je die vragen om eens te kijken of de output voldoende is. Als je een doe-het-zelver bent zul je moeten bepalen of je de output van een pakket fijn vindt om mee te werken.

7) Kun je exporteren en een backup maken?

Je blijft zelf verantwoordelijk voor je boekhouding dus zul je ook een backup moeten hebben. Bewaar in ieder geval belangrijke documenten apart zoals de (online) facturen en bankafschriften. Zo kun je in geval van nood je administratie reproduceren. Als je de gegevens van een boekhoudprogramma kan exporteren kun je die ook weer gebruiken om je boekhouding te reproduceren (of om te wisselen van aanbieder).

Wat ik zelf ook deed toen ik nog geen boekhouder had was het printen van alle rapporten en een overzicht van de grootboekrekeningen. Je kan daar natuurlijk ook een online PDF van maken. Eventuele vragen achteraf zijn dan een heel gepuzzel maar je kan in ieder geval uitzoeken hoe een bepaalde factuur of post geboekt is.

Wat is voor jou het belangrijkste criterium bij het kiezen van een boekhoudpakket?

Comments

  1. zegt

    Hallo Erik,

    Goede blog, ik heb mijn keuze gebaseerd op het automatisch doen van de elektronische BTW-aangifte en de bankkoppeling. Ik heb zelf een eigen dansschool en was opzoek naar een geschikt boekhoudprogramma, waarbij ik de BTW-aangifte elektronisch kon doen en waarbij mijn bankgegevens automatisch werden ingeladen. Hiervoor kon ik terecht op https://boekhoudsoftware-vergelijken.nl/boekhoudprogramma. Deze site gaf een goed overzicht en een top 3 van boekhoudprogramma’s. Ook met een heel handig filter, daarmee kun je de functiemogelijkheden aanklikken en zoek je heel gericht. Heel handig. Voordat ik had gekozen voor het beste boekhoudprogramma heb ik een proefperiode van 3 maanden genomen, zodat ik kon testen of dit het juiste programma voor mij is.

    Dank voor de goede blog!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.