Meer klanten met een krachtige huisstijl

Identiteit
Een goede huisstijl:Laat zien wie je bent en overtuig je klanten
foto: Gideon Burton via photopin cc 

Hoe vind je genoeg klanten? Dat is voor de meeste ondernemers een uitdaging. 7 op de 10 ondernemers heeft zelfs direct last van de economische problemen. Als zelfstandig ondernemer doe je je best om potentiële opdrachtgevers te benaderen en te overtuigen om met jou in zee te gaan.

Een krachtige en herkenbare huisstijl helpt je in dat overtuigproces.

Een goede huisstijl laat zien:

  • dat je professioneel bent
  • waar je bedrijf voor staat en
  • wat je te bieden hebt

Bovendien zorgt het voor herkenbaarheid.

Met een passend logo, duidelijke visitekaartjes, een overzichtelijke website en aantrekkelijk briefpapier weet ik zeker dat je vaker wordt benaderd door potentials.

Je eigen krachtige huisstijl

Of je nou zelf aan de slag gaat met een huisstijlontwerp of liever een professional inhuurt: je zult zelf wat voorwerk moeten doen. Deze serie helpt je bij het ontwikkelen van je eigen huisstijl.

Ik hoop dat je in deze blogposts voldoende aanknopingspunten vindt om je eigen identiteit te beschrijven. En die beschrijving kun je gebruiken om een bijpassende huisstijl te (laten) ontwerpen.

1. Wat je op je drukwerk moet zetten – en waarom
2. Informatie die op ELKE website moet staan
3. Het beste lettertype voor je huisstijl
4.
Het lettertype op onze site – bekeken met een leerboek in de hand
5. Welke kleur heeft jouw bedrijf?
6. In 3 stappen naar jouw eigen huisstijl
7. Snel een originele huisstijl? Start een ontwerpwedstrijd!
8. 3 platforms voor design wedstrijden

Wat zou jij nog aan dit lijstje willen toevoegen? Laat hieronder een reactie achter of mail naar nathalie@kispi.nl.

3 platforms voor design wedstrijden

ontwerpwedstrijd
Waar start jij een ontwerpwedstrijd?

Heb je snel een grafisch ontwerp nodig, wil je veel keuze hebben en ook nog makkelijk anderen laten meestemmen over een geschikt ontwerp? Misschien is een design wedstrijd dan wel wat voor jou. De vraag is alleen: waar kun je het beste je ontwerpwedstrijd uitzetten? We bekeken drie websites op dit gebied:

In het kort

Op alle drie deze platforms zul je voldoende designers vinden. De verschillen zitten vooral in de hoeveelheid Engelstalige designers, de mate van begeleiding en de flexibiliteit qua prijs.

  • Wil je designers van over de hele wereld, heb je behoefte aan veel begeleiding bij de wedstrijd opzetten en vind je het prima om te kiezen uit 3 prijspakketten:
    kies dan: www.99designs.com
  • Wil je vooral Nederlandstalige designers, kun je wel wat begeleiding gebruiken en wil je de mogelijkheid om de prijs zelf te bepalen bepalen:
    kies dan: www.Brandsupply.nl
  • Wil je alleen maar Nederlandstalige designers, heb je geen begeleiding bij de wedstrijd nodig en wil je de prijs ook zelf kunnen bepalen:
    kies dan: www.Ontwerpen-voor-geld.nl

1. 99designs.com

’s Werelds grootste marktplaats voor grafisch ontwerp is (naar eigen zeggen) 99designs.com. Opgericht in Australië, bedient 99designs nu de hele wereld. Hier vind je dus designers uit verschillende landen, wat een interessant ontwerp kan opleveren. Volgens het principe ‘A design you love, or your money back’ start je heel makkelijk een wedstrijd bij 99 Designs. Op deze site werk je in het Engels of Spaans. Edit: En nu kun je ook je instructies in het Nederlands geven op 99designs.

€540 voor een huisstijl ontwerp via 99designs.com

99designs.com biedt telkens drie prijspakketten: bronze, silver en gold. Voor het ontwerp van een huisstijl met logo, visitekaartjes, briefpapier en enveloppen betaal je bij 99designs met het goedkoopste pakket ongeveer € 540 (de prijzen zijn in USD: $ 698) ex BTW. Je kunt dan ongeveer 25 designs verwachten.
Wedstrijden duren doorgaans een week, maar tegen bijbetaling kun je binnen 1, 2 of 3 dagen al een ontwerp hebben.
99 designs

Start een ontwerpwedstrijd bij 99 Designs

Uitgebreide begeleiding

De website biedt een uitgebreid online formulier om een ‘design brief’ (je opdracht) op te stellen.

Van de drie platforms die we bekeken begeleidt 99designs je het beste bij het opstellen van de design opdracht, omdat ze expliciet vragen naar je bedrijfswaarden, uitleg geven over kleuren en je laten kiezen uit soorten logo’s.

Extra opties bij 99designs.com

Om je bedrijf te beschermen, kun je aanvinken dat de wedstrijd besloten is. Alleen designers aangemeld bij de site kunnen jouw wedstrijd dan zien (je klanten en concurrenten niet) en tekenen zelfs een geheimhoudingsverklaring.

In het hoogste prijspakket krijg je ondersteuning van een accountmanager en krijgt je wedstrijd een prominentere plek. Wil je geen wedstrijd starten, dan kun je in de logo shop ook een kant en klaar logo bestellen, dat wordt aangepast aan jouw bedrijfsnaam en -kleuren.

2. Brandsupply.nl

Brandsupply oprichter Orlando Kreileman bevestigt dat hij het idee voor zijn website heeft afgekeken van het Australische 99 Designs. Maar het verschil is: bij Brandsupply werk je in het Nederlands, terwijl dat bij 99 Designs niet mogelijk is. Je kunt dus je vragen in het Nederlands online zetten, communiceert in je eigen taal met de designers en kunt ondersteuning in het Nederlands krijgen. Er is overigens wel een optie om ook Engelstalige designers aan te trekken.

€249 (of je eigen prijs) voor een huisstijl ontwerp via Brandsupply.nl

Brandsupply.nl hanteert drie prijspakketten: brons, zilver en goud. Voor een huisstijlontwerp, inclusief logo, via een niet-garandeerde, open designwedstrijd ben je bij Brandsupply ongeveer € 249 ex BTW kwijt in het brons-pakket. Je kunt een wedstrijd starten voor een lager bedrag dan dit, maar met ongelukkig kijkende smileys raadt Brandsupply je dat af. Op de site zie je vooral ook wedstrijden binnen de drie prijspakketten.
Een wedstrijd duurt gemiddeld 14 dagen en in elk geval minimaal 7 dagen. Brandsupply verwacht dat je dan 59 ontwerpen ingezonden krijgt.

brandsupply
Start een ontwerpwedstrijd bij Brandsupply

Iets minder begeleiding

Het concept is vergelijkbaar met 99designs.com, al word je minder aan de hand genomen bij het opstellen van je opdracht. Aan de hand van termen als ‘Doelgroep’ en ‘Bedrijfsomschrijving’ beschrijf je wat je nodig hebt. Brandsupply geeft daarbij een extra, korte uitleg en gebruikt het voorbeeld van een ontwerpwedstrijd voor wellnessresort Spa Zuiver om te laten zien wat je hier zou kunnen invullen.

Extra opties bij Brandsupply.nl

Tegen extra betaling zal Brandsupply je wedstrijd promoten op andere plekken dan alleen de nieuwsbrief. Kies je voor het goud-pakket, dan krijg je een persoonlijke accountmanager die je helpt tijdens de wedstrijd. Tegen een extra vergoeding kun je kiezen voor een besloten of semi-besloten wedstrijd. Ook bij Brandsupply kun je een kant en klaar logo laten aanpassen naar jouw wensen als je geen ontwerpwedstrijd wilt beginnen.

3. Ontwerpen-voor-geld.nl

Een tweede, Nederlandstalige kloon van 99designs is ontwerpen-voor-geld.nl. Bij ontwerpen-voor-geld.nl kun je geen kant en klare logo’s bestellen, maar wel op een vergelijkbare manier een ontwerpwedstrijd starten.

€218 of je eigen bedrag voor een huisstijl via ontwerpen-voor-geld.nl

Qua prijs is ontwerpen-voor-geld.nl het meest flexibel van de drie platforms. Net als de andere twee websites kun je kiezen uit drie prijspakketten: budget, normaal en pro. Maar je kunt ook heel makkelijk een eigen bedrag invullen. Op ontwerpen-voor-geld.nl zie je dat bij meer wedstrijden dan op Brandsupply.nl.

Als je afgaat op de prijspakketten die de site zelf hanteert, kost een niet-garandeerde, open wedstrijd voor een nieuwe huisstijl (inclusief logo) in het budget pakket ongeveer € 218 ex BTW. Een wedstrijd op ontwerpen-voor-geld.nl duurt minimaal een week en maximaal 6 weken. Hoeveel ontwerpen je per wedstrijd kunt verwachten, is niet bekend.

ontwerpen voor geld
Start een ontwerpwedstrijd bij Ontwerpen-voor-geld.nl

Nauwelijks begeleiding

Bij ontwerpen-voor-geld.nl kun je alleen Nederlandstalige wedstrijden uitschrijven en is de ondersteuning die je bij het opstellen van je opdracht en tijdens de wedstrijd krijgt minimaal.

Extra opties bij Ontwerpen-voor-geld.nl

Ontwerpen-voor-geld.nl biedt je de mogelijkheid een wedstrijd besloten te houden (zodat alleen ingelogde ontwerpers weten waar je naar zoekt) en ook kun je de optie ‘een-op-een’ wedstrijd aanklikken. Daarmee voorkom je dat designers elkaars ontwerp zien en teveel aanhaken bij wat al ingestuurd is.

Edit 8-4-2013: Werk je liever met 1 designer die je kiest op basis van een portfolio? Op ontwerpen-voor-geld.nl kun je nu ook 1-op-1 opdrachten plaatsen.

Welk platform kies jij om je design te laten ontwerpen? Of kies je liever voor 1-op-1 contact met een ontwerper?

Snel een originele huisstijl? Start een ontwerpwedstrijd!

prijs bokaal
Wie wordt de winnaar van jouw ontwerpwedstrijd?

Een goede designer vinden kan soms lastig zijn. Eigenlijk zou je willen zien wat verschillende designers voor je kunnen maken voordat je een van hen de opdracht verleent.

Maar zo werkt het normaal gesproken niet: je kunt wat voorbeelden krijgen, maar een designer gaat pas echt aan de slag als jullie een deal hebben.

Tenzij je een ontwerpwedstrijd start.

Wat is een ontwerpwedstrijd?

In een design wedstrijd krijg je diverse ontwerpen van verschillende designers.

Je betaalt je pas definitief als jij een winnaar hebt uitgeroepen. Je kiest dan uit alle inzendingen het design dat jij het beste vindt en krijgt de rechten op dat ontwerp.

Globaal verloopt een ontwerpwedstrijd zo:

  • Je beschrijft wat je nodig hebt
  • Je kiest een prijsklasse
  • Je start daarmee de wedstrijd
  • Je beoordeelt ontwerpen van designers die binnenkomen op jouw wedstrijd
  • Je kunt anderen laten stemmen op de ontwerpen
  • Je geeft feedback op de ontwerpen zodat designers die kunnen aanpassen
  • Je kiest een winnaar

Waar start je een ontwerpwedstrijd?

Welk platform kun je het beste kiezen om een design wedstrijd te plaatsen? We bekeken er 3. Op alle drie deze platforms zul je voldoende designers vinden. De verschillen zitten vooral in de hoeveelheid Engelstalige designers, de mate van begeleiding en de flexibiliteit qua prijs.

  • Wil je designers van over de hele wereld, heb je behoefte aan veel begeleiding bij de wedstrijd opzetten en vind je het prima om te kiezen uit 3 prijspakketten:
    kies dan: www.99designs.com
  • Wil je vooral Nederlandstalige designers, kun je wel wat begeleiding gebruiken en wil je de mogelijkheid om de prijs zelf te bepalen bepalen:
    kies dan: Brandsupply.nl
  • Wil je alleen maar Nederlandstalige designers, heb je geen begeleiding bij de wedstrijd nodig en wil je de prijs ook zelf kunnen bepalen:
    kies dan: Ontwerpen-voor-geld.nl

Lees later deze week ook: kispi.nl – 3 platforms voor design wedstrijden

Kenmerken designwedstrijden

Voor je een ontwerpwedstrijd start, is het goed om te weten wat dat nou precies inhoudt.

Ook werk voor jou te doen

Een voorwaarde om een design wedstrijd te starten is dat je helder hebt waar jouw bedrijf voor staat en wat je precies nodig hebt. Je schrijft namelijk zelf een wedstrijd voor een bepaald product uit en presenteert de identiteit van jouw bedrijf in je opdracht. Waar je in een 1-op-1 gesprek met een designer misschien al brainstormend tot deze antwoorden komt, zul je bij een ontwerpwedstrijd deze info zelf moeten verzamelen. Ons advies: gebruik het My Moodboard Huisstijl oriëntatie werkboek en lees ons artikel over hoe je je eigen huisstijl achterhaalt voor je een wedstrijd start.

Lees ook: kispi.nl – In 3 stappen naar je eigen huisstijl

Niet goed, geld terug, behalve bij gegarandeerde wedstrijden

De meeste websites waar je een design wedstrijd kan plaatsen vragen dat je vooraf betaalt. Zo beschermen deze sites zich tegen malafide en wanbetalende opdrachtgevers. Vaak is er wel een ‘Niet goed, geld terug’ beleid. Met andere woorden: als er geen design tussen zit dat je aanspreekt, hoef je niets af te nemen, tenzij je een ‘gegarandeerde’ wedstrijd gestart bent. In dat geval heb je vooraf aangegeven dat je sowieso een winnaar zal uitroepen. Op zulke wedstrijden volgt vaak meer respons van ontwerpers dan op wedstrijden waar geen zekere omzet uit volgt voor de designers.

Lees ook: kispi.nl – 3 platforms voor design wedstrijden

Oefenen met feedback geven

In een design wedstrijd geef je de ontwerpers feedback over wat ze aanleveren. Dat kan door een comment achter te laten, een rating voor hun design te geven of een ontwerp af te keuren. Op deze manier stuur je de designers aan en weten ze of ze in de goede richting denken. Met jouw feedback kan hun ontwerp alleen maar beter worden. Een opfriscursusje feedback geven: benoem altijd eerst iets positiefs, beschrijf je commentaar objectief met ik-boodschappen en zeg wat het met je doet. Doe suggesties ter verbetering en vermijd het woordje ‘maar’ in je verhaal.

Lees ook: Wikipedia – Feedbackregels

Crowdsourcend naar een nieuw design

Ontwerpwedstrijden bieden een unieke mogelijkheid om het algemene publiek (de ‘crowd’) te peilen voor je een design kiest. Je kunt namelijk de wedstrijdpagina delen met anderen, zoals je familie, vrienden of klanten. Je kan hen ook laten stemmen op hun favoriet. Deze manier van werken, crowdsourcen, kan je helpen bij het kiezen van een design dat het beste bij je doelgroep en bedrijf past.

Lees ook: oreilly.com – On co-creation, contests and crowdsourcing

Enige controversie

Als je googelt op de term ‘ontwerpwedstrijden’ kom je ook negatieve reacties tegen. Sommige designers zijn kritisch op websites met designwedstrijden: ze hekelen het principe dat je werk verricht maar niet altijd betaald krijgt. Die kritiek is vanuit hen goed te begrijpen. Aan de andere kant winnen goede designers vaak wedstrijden en krijgen zij dus wel een vergoeding voor hun werk. Bovendien zijn deze websites mooie plekken voor ontwerpers om klantencontact te oefenen en een portfolio en zichtbaarheid op te bouwen (nog los van de kick door het wedstrijd element). Ook voor designers zijn er dus pluspunten aan ontwerpwedstrijden.

Zou jij je huisstijl laten ontwerpen met een ontwerpwedstrijd? Of heeft direct contact met 1 designer jouw voorkeur?

In 3 stappen naar jouw eigen huisstijl

Identiteit
Je huisstijl:
de visuele presentatie van je bedrijfsidentiteit
foto: Gideon Burton via photopin cc

Misschien heb je nooit het nut gezien van een huisstijl toen je je bedrijf begon. Of heb je wel een huisstijl opgezet, maar vraag je je af of het wel past bij waar je onderneming nu is. Voordat je designers gaat inhuren voor een huisstijlontwerp, of zelf aan de slag gaat, zul je je eigen stijl moeten vinden.

Basics: wat is een huisstijl?

Je huisstijl is de visuele vertaling van waar jouw bedrijf voor staat. Visitekaartjes, briefpapier, je website etc. weerspiegelen de identiteit van je bedrijf. Je huisstijl is ook een manier om herkend te worden. Bovendien komt een eenduidige presentatie professioneel over.

Wat een huisstijl voor je doet

Een huisstijl heeft dus drie taken:

  • Brengt het gewenste beeld van je bedrijf over
  • Zorgt voor herkenbaarheid
  • Geeft een professionele uitstraling

Een huisstijl bestaat uit een vaste weergave van je bedrijfsidentiteit. Dat doe je door middel van 2 of 3 lettertypes, vaststaand kleurgebruik, een terugkerende opmaak en een bijpassend logo. Sommige bedrijven leggen hele boekwerken aan over hoe met pagina’s opgemaakt moeten worden. Voor de kleinere ondernemer werkt een sjabloon aanmaken in Word misschien wel net zo goed.

Lees ook: kispi.nl – Het beste lettertype voor jouw huisstijl
Lees ook: kispi.nl – Welke kleur heeft jouw bedrijf?

3 eenvoudige stappen naar jouw eigen huisstijl

Als je een huisstijl wilt hebben, zul je eerst wat soul searching moeten doen. Je loopt de kans dat een design niet goed past bij jouw bedrijf, als niet duidelijk is waar je bedrijf voor staat. Door deze drie stappen te volgen, kom je bij een huisstijl die past bij jouw onderneming:

  1. De identiteit van je bedrijf bepalen
  2. Je identiteit visualiseren
  3. Het ontwerpproces starten

1. De identiteit van je bedrijf bepalen

Als je een designer inhuurt om een huisstijl voor je te ontwerpen, of je er zelf mee aan de slag gaat, zul je allereerst een belangrijke vraag moeten beantwoorden: wat is de identiteit van jouw bedrijf?

Met andere woorden: hoe wil je dat jouw bedrijf overkomt bij de doelgroep? Daarvoor zul je een aantal zaken helder moeten hebben:

  • Waar is mijn bedrijf goed in? Wat zijn de kerncompetenties of kernkwaliteiten van je onderneming? Zoek naar deze kwaliteiten door na te gaan: welk voordeel bied ik aan mijn klanten? En: wat doe ik dat mijn concurrenten moeilijk na kunnen doen?
  • Welke doelen wil ik bereiken met mijn bedrijf? Waarom heb je je bedrijf opgericht? Ga voor jezelf na welke toestand je wilt bereiken met je bedrijf. Bedenk daarnaast welk woord je zou willen bezitten in de geest van je klanten: met welke term zij jou moeten associëren? Zo heeft Overtoom ‘snelheid’ en denk je bij Duracell aan ‘energiek’.
  • Hoe wil ik deze doelen bereiken? Wat zijn je bedrijfskenmerken? Wat heeft jouw bedrijf in huis om de doelen te realiseren?

2. Je identiteit visualiseren

Als je duidelijk hebt waar je bedrijf voor staat kun je je identiteit verder tot leven laten komen in beeld. Stappen die je daarvoor kunt zetten:

  • Kijk bij de buren. Wat doen je concullega’s? Wat werkt aan wat zij doen en wat zou jij anders doen? Je wilt je onderscheiden van je concurrenten, maar ook niet teveel afwijken van de standaard.
  • Onderzoek de markt. Wat is gebruikelijk in de branche? Als je een duurzaam imago wilt cultiveren, ontkom je er bijvoorbeeld bijna niet aan om de kleur groen in je huisstijl te gebruiken.
  • Maak een moodboard. Je kunt hiervoor gewoon papier, maar ook online moodboards zoals Pinterest of Welke voor gebruiken. Verzamel plaatjes die je aanspreken, kleuren waar je blij van wordt en afbeeldingen die passen bij de identiteit van jouw bedrijf.

moodboard

Photo credit: ATHENA Libertine via photopin cc

3. Het ontwerpproces starten

Als je het voorwerk van stap 1 en 2 gedaan hebt, is het nog maar een kleine stap naar je eigen huisstijl. Kies een van deze drie opties:

  • Je huurt een designer in. Werk je het liefste rechtstreeks of in persoon met een ontwerper? Vraag dan een aantal offertes bij verschillende designers op, bekijk hun portfolio’s en kies iemand met een stijl die jou aanspreekt. Deze optie hoeft niet zo duur te zijn als je vooraf wellicht denkt.

  • Je start een ontwerpwedstrijd. Wil je graag een nieuwe huisstijl laten ontwerpen, maar heb je nog geen vast design adres? Met een ontwerpwedstrijd maak je kennis met verschillende designers en kies jij uit verscheidene inzendingen de huisstijl die het beste bij je past. Met design wedstrijden kun je ook makkelijk je doelgroep laten meestemmen voor het beste ontwerp.
    Lees ook: kispi.nl – Snel een nieuwe huisstijl? Start een ontwerpwedstrijd!
    Lees volgende week ook: kispi.nl – 3 platforms voor ontwerpwedstrijden

Meer hulp nodig? Bestellen bij bol.com

my moodboardMy Moodboard Huisstijl Oriëntatie Werkboek

Speciaal om je te helpen je huisstijl te visualiseren voordat je een designer brieft, heeft Marloes Lubberding van Paraaf tekst & ontwerp een werkboek geschreven. Stap voor stap begeleiden de vragen en opdrachten in dit boek je tot een moodboard dat je kunt bespreken met je designer.

Zo kom je perfect voorbereid naar de meeting met de vormgever en kost het ontwerpproces minder tijd (en dus: minder geld). Ook heel handig als je niet naar een designer gaat maar zelf je huisstijl ontwerpt.

Bestel bij bol.com My Moodboard Huisstijl oriëntatie werkboek

Welke kleur heeft jouw bedrijf?

kleur
Welke kleur heeft jouw bedrijf

Kleuren zeggen veel over jouw bedrijf. Daarom is het zo belangrijk om te bepalen welke kleur het beste bij jouw onderneming past.

In deze infographic laten we zien hoe wij een post-it sticker brainstormsessie met 9 kleuren deden. Welk gevoel roepen deze op? En welke kleur past bij jouw bedrijf?

Handig als je bijvoorbeeld bezig bent met je (hernieuwde) huisstijl:

infographic kleurgebruik website

Het lettertype op onze site – Bekeken met een leerboek in de hand

ff kava
Welke sfeer roept dit lettertype op?
Foto: FontFont via photopin cc

Bij het kiezen van een lay-out voor dit weblog kwamen we langs allerlei vragen, waaronder: welk lettertype kiezen we voor de site? Als design kozen we dit Focus Child Theme, waarin twee lettertypes verwerkt zijn.

We gingen voor deze template meer vanuit een gevoel dan gebaseerd op nuchtere overwegingen. Maar nu ik terugkijk op onze keuze kan ik, met een van mijn oude leerboeken in de hand, vanuit de theorie ook ons enthousiasme verklaren voor deze lettertypes in dit ontwerp.

Opvallende sans serif in de koppen

Ik denk dat ik heimelijk een beetje verliefd ben op de font die we in de koppen gebruiken. Dit lettertype heet ‘Yanone Kaffeesatz’ en is te downloaden als Google Font. De ontwerper heeft zich gebaseerd op art deco koffiehuizen.

Grappig, want het gevoel dat ik bij dit lettertype krijg, correspondeert wel met de romantiek die ik met art deco associeer. Yanone Kaffeesatz roept bij mij iets relaxt en speels op, terwijl het tegelijkertijd een professionele feel heeft. Dat is ook het gevoel dat we willen uitstralen: de fun en vrijheid van ondernemen voelen en tegelijkertijd hard werken om succesvol te zijn.

Dit lettertype is sans-serif (schreefloos) en daarmee perfect voor  de koppen. Zo vallen deze extra op.

Lees ook: kispi.nl – Het beste lettertype voor jouw huisstijl

Leesbare letters met schreef voor de tekst

In ons design gebruiken we het lettertype ‘Lora’ voor de tekst. Deze font voelt bekend aan en een paar dagen geleden begreep ik waarom: Lora lijkt op Garamond en dat lettertype behoorde tot de huisstijl van het bedrijf waar ik vijf jaar gewerkt heb. Wel valt me op dat de letters beter leesbaar zijn op het web in Lora. Kijk maar:

lora vs garamond

Lora is een lettertype dat speciaal voor het web geoptimaliseerd is, maar het in drukwerk ook goed doet. De schreven (dwarsstreepjes) aan de letters geleiden de ogen van de lezers vlot over de tekst. Geen wonder dat Lora een van de populairste Google Fonts van dit moment is.

Ook doet dit lettertype me denken aan opstellen, verhalen, novelles; een connotatie die mooi past bij een weblog over onze eigen ervaringen.

Lees ook: kispi.nl – Het beste lettertype voor jouw huisstijl

Wat is jouw combi?

De makers van ons thema hebben duidelijk nagedacht over de combinatie lettertypes. Met een van mijn oude leerboeken in de hand constateer ik: ze passen perfect bij elkaar.

Wat vind jij van onze combi? En welke lettertypes heb jij gekozen voor je site?

Meer lezen? Bestellen bij bol.com

Door ‘Designing visual language’ leerde ik tijdens mijn studie over samenhang tussen tekst en beeld. Een aanrader als je zelf ook bezig bent met schrijven en opmaak van teksten. De laatste editie van dit boek bestel je bij bol.com.

Hoe ik van Excel naar een boekhouder ging

ordners
Van Excel naar Boekhouder

Toen ik als ondernemer aan de slag ging was het in het begin nog niet echt druk. Dat betekende dat ik meer tijd dan geld had. Zelf mijn boekhouding doen leek me een voor de hand liggende besparing. Mooi meegenomen: ik heb boekhoudkennis omdat ik een economiestudie heb gedaan en belastingadviseur ben geweest.

Naarmate de onderneming groeide ging ik daar heel anders over denken.

Jaar 1: Open source en Excel boekhouding

Het eerste jaar probeerde ik gratis software. Ik testte enkele open source software producten en las over het gebruik van een spreadsheets zoals Excel of Google docs. De beste optie leek me een spreadheet en ik ging op zoek naar sjablonen. Het aantal facturen was nog niet erg groot en de bijzonderheden leken eenvoudig op te lossen door wat uitzoekwerk op het internet.

Lees ook: Kispi.nl – Boekhouding in Excel – Download gratis sjablonen (of niet)
Lees ook: Kispi.nl – Download boekhoudprogramma’s – gratis

Jaar 2: Boekhoudpakket

Het tweede jaar was sneller om dan ik gehoopt had, tenminste wat de boekhouding betreft. Ik besloot af te stappen van de spreadsheet en toch maar te gaan investeren in een boekhoudpakket. De sjablonen moest ik namelijk zelf updaten en erg gebruiksvriendelijkheid vond ik ze eigenlijk niet.

Ik ging op zoek naar een boekhoudpakket en vond een bekende naam tegen een acceptabele prijs. Ondanks een update met bugs, een weinig hulpvaardige helpdesk en problemen met de flexibiliteit van het pakket is het toch gelukt de boekhouding van dat tweede jaar af te ronden. Vooral die update heeft me veel tijd gekost. Mijn bonnen en facturen nummerden niet door. Ik heb me rot gezocht naar de oorzaak hiervan; het bleek dus een bug in de software die ik binnengehaald had met een update.

Jaar 3: Online boekhouden

Gedurende het derde jaar besloot ik dat ik afwilde van dat boekhoudpakket. Ik wilde meer duidelijkheid over mijn maandelijkse inkomsten en kosten en had me voorgenomen de boekhouding maandelijks te doen. Dat is er trouwens nooit van gekomen. Ik volg nog steeds de aangifte BTW die ik nu per kwartaal doe.

Een online boekhoudpakket leek me perfect: automatische updates, helpdesk en als de tijd rijp is dan kun je makkelijk iemand mee laten kijken. Ik stapte gedurende het jaar over en zorgde dat de boekhouding vanaf begin boekjaar ingevoerd was. Dit werkte eigenlijk wel prima. Totdat er meer nodig was dan het inboeken van facturen.

Mijn boekhouding werd steeds ingewikkelder en het kostte steeds meer tijd om alles uit te zoeken. De druppel was een naheffing BTW. Ik had een verkeerde berekening gemaakt. Tegelijkertijd werd het steeds drukker in de zaak en werd de boekhouding steeds meer een last. Tijd voor verandering.

Lees ook: Kispi.nl – 16 online boekhoudpakketten gesorteerd op prijs

Jaar 4 en Jaar 5: Boekhouder

Waar ik vooral vanaf wilde was het technische uitzoekwerk en het saaie invoerwerk. Ik heb offertes aangevraagd en een schatting gemaakt hoeveel uur ikzelf nog kwijt zou zijn aan de boekhouding. Mijn favoriet was een boekhouder die een jaaroverzicht, aangifte inkomstenbelasting van mij en mijn vrouw en aangifte BTW wilde maken. Mijn rol bestond uit het per kwartaal opsturen van facturen, bankafschriften en relevante correspondentie.

Daarnaast heb ik tijd gerekend om grondig te checken wat de boekhouder mij opstuurt. Ik vind het namelijk heel belangrijk om precies te weten hoe het financieel met mijn zaak gaat. Daarbij kan ook een boekhouder vergissingen maken. Ondertussen heb ik door een misverstand al meer uitzoekwerk gedaan dan ik gehoopt had. Ondertussen is dat ook opgelost en hoop ik heel snel de jaarrekening en belastingaangiftes van 2012 af te ronden.

Jaar 6 en verder: Boekhouder (en online boekhouden?)

Dit jaar staat nog open. Ik blijf in ieder geval gebruik maken van de diensten van een boekhouder. Ik vind het prettig dat de belastingaangifte en het opstellen van een jaaroverzicht door een boekhoudkantoor worden gedaan. Voor de boekhouder zijn dat standaard veelvoorkomende klussen terwijl ik maar één jaaroverzicht en één belastingaangifte per jaar maak.

Ik ben wel aan het overwegen om zelf de facturen in te gaan voeren in een online boekhoudprogramma. Zo is het voor mij makkelijker om overzicht te houden over kosten, inkomsten en facturatieproces. Het kost nu ook al tijd om de facturen te sorteren, op datum te leggen en te controleren op volledigheid. Het zelf invoeren van facturen is dan nog maar een kleine stap.

Zoek wat bij jou past

Het is belangrijk dat je een methode zoekt die bij jou past. Als ik nu terugkijk ben ik blij dat ik begonnen ben met Excel. Het heeft me geholpen om in te zien hoe ingewikkeld een boekhouding kan zijn. Tegelijkertijd heeft het hele proces me geholpen om dit cruciale onderdeel van mijn onderneming uit te besteden aan iemand die dagelijks bezig is met boekhouden.

Aan de andere kant verlost het je niet van de plicht om te snappen wat er in die cijfers staat. Jij blijft als ondernemer verantwoordelijk. Alle reden dus om heel kritisch met je cijfers om te gaan en te zorgen dat je altijd zelf weet hoe de vork in de steel zit en hoe je onderneming ervoor staat.

Lees ook: Kispi.nl – Hoe organiseer jij je boekhouding: van niet doen tot volledig uitbesteden

Hoe regel jij jouw boekhouding?

Informatie die op ELKE website moet staan

informatie
Bepaalde informatie moet altijd op je website staan

Dus je hebt een website voor je eigen bedrijf en brengt jouw product of dienst aan de man. Wist je dat op elke website wettelijk verplicht bepaalde contact- en identificatie-informatie moet staan?

Echt op ELKE website?

Kort door de bocht: ja, voor elke commerciële website gelden deze informatieverplichtingen. Onderneem je online activiteiten, dan kun je ervanuit gaan dat je wettelijk verplicht bent bepaalde informatie te vermelden.

Iets minder kort door de bocht: in de wet staat dat ‘degene die een dienst van de informatiemaatschappij verleent’ extra informatie moet geven. Je valt onder deze regels zodra je via je website, online, een economische activiteit onderneemt. Daarbij kan het gaan om een webwinkel, maar ook het aanbieden van informatie, zelfs als het gratis is!

Wat op elke website moet staan

Onderneem jij via je website een economische activiteit, dan moet je de volgende informatie plaatsen op je site:

  • De naam van het bedrijf die de dienst verleent;
  • Het adres van vestiging;
  • Gegevens waarbij klanten snel, rechtstreeks en effectief contact met je kunnen opnemen. Hierbij moet je in elk geval een e-mail adres opgeven en nog een tweede vorm van communicatie, zoals een telefoonnummer of online vragenformulier. Alleen een 06-nummer is dus niet genoeg;
  • De vermelding waar je bent ingeschreven en je KvK-nummer;
  • Als je BTW activiteiten uitvoert: je BTW-nummer;

Er zijn nog aanvullende regels voor websites van mensen die een gereglementeerd beroep uitoefenen (zoals arts of advocaat) en voor online activiteiten waar een vergunning voor verleend moet worden.

En waarom dan?

Met deze gegevens kan je klant en leveranciers makkelijk contact met je opnemen of navraag doen over jouw bedrijf om zo te bepalen of ze met je in zee willen gaan. Je moet deze contactinformatie dan ook permanent aanbieden op je website; bijvoorbeeld onderaan de pagina of in een aparte ‘Contact’ sectie.

Was dat alles? Misschien niet…

Ook zijn er meer regels opgenomen in de wet voor website-eigenaren die:

  • Algemene voorwaarden gebruiken
  • Cookies hanteren
  • Aan online verkoop doen
  • Advertenties online hebben staan

Over deze onderwerpen zal ik de komende tijd schrijven, dus schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang deze blogposts rechtstreeks in je inbox.

Lees ook: kispi.nl – Cookiewet toepassen in de praktijk

Afbeelding via choffee.

Wat je op je drukwerk moet zetten – en waarom

dot matrix
Iets meer informatie dan dit…

Het lijkt zo voor de hand te liggen: op je visitekaartjes en ander drukwerk staat informatie die het voor klanten mogelijk maakt contact met je op te nemen. En dus neem je informatie op waarmee je klanten kunnen achterhalen wie je bent en hoe ze je kunnen bereiken. Toch?

Gek genoeg kom ik regelmatig visitekaartjes, brieven of e-mails van bedrijven tegen die me niet alle informatie geven die ik nodig heb om te bepalen met wie ik te maken heb.

Wat je verplicht bent te vermelden op je drukwerk

Wettelijk gezien moet al de uitgaande post van je bedrijf twee gegevens noemen:

  • Je KvK nummer

Volgens de handelsregisterwet moet je op alle brieven, orders, facturen, offertes, e-mails en andere aankondigingen (behalve reclames) die je namens je bedrijf stuurt, je KvK nummer zetten. Het KvK nummer is het nummer waaronder je bedrijf in het handelsregister is opgenomen. Ook op je website moet dit nummer staan, naast enkele andere gevens.

(Oh ja, als je er nog over twijfelt: als je een bedrijf hebt, moet je dat inschrijven bij de KvK. Ook als je denkt dat het onzin is. Ook als je bedrijf nog geen winst maakt. Ook als je bedrijf nog niet zo groot is. Als jij bezig bent met externe correspondentie zoals orders en facturen is vrij zeker dat je een bedrijf hebt dat ingeschreven moet staan.)

  • Je handelsnaam

Je bent ook verplicht de naam op te nemen waarmee je ‘aan het handelsverkeer deelneemt’. Dit hoeft niet perse de naam te zijn waaronder je je hebt ingeschreven: bij elke inschrijving in de KvK kunnen meerdere namen horen.

Zo is aan ons bedrijf Oeroek Enterprises V.O.F. (de statutaire naam) de handelsnaam saunaenthermen.nl toegevoegd. Met beide namen treden we naar buiten.

Waarom zou ik mijn KvK nummer en handelsnaam vermelden?

OK, dus de wet verplicht je om je KvK nummer en handelsnaam af te drukken op alle externe post. Voordat je denkt: ‘Boeien, wat kan mij die wet schelen’, lees nog even dit:

  • Het is een vorm van marketing voor je bedrijf

Dat handelsregister is opgesteld zodat iedereen kan zien welke organisaties deelnemen aan het economisch verkeer. Je klant weet zo met wie hij te maken heeft; het handelsregister geeft ook informatie over wie namens het bedrijf afspraken mag maken en of een bedrijf failliet is. Zo hebben we allemaal net wat meer zekerheid bij het zaken doen.

Deze verplichte gegevens vermelden dragen daarmee bij aan je geloofwaardigheid en betrouwbaarheid. Je geeft ermee te kennen dat je klant mag weten wie jij bent en dat jij je zaak serieus neemt. Je Kvk nummer en handelsnaam noemen draagt dus bij aan een positieve uitstraling van je bedrijf.

  • Je vermijdt een boete

Je KvK nummer of handelsnaam niet vermelden is een economisch delict. Je kunt dan een boete krijgen van meer dan €16.000 met een beetje pech. Je kunt je afvragen hoe groot de pakkans is, maar waarom zou je de overheid een stok geven om mee te slaan?

Wat ook wel handig is te vermelden

Als klanten makkelijk contact met je kunnen opnemen win je ook aan geloofwaardigheid en betrouwbaarheid. Mensen bellen vaak niet eens echt; het gaat erom dat je laat zien dat je bereid bent met ze te praten. En als ik alleen een 06-nummer doorkrijg, krijg ik meteen een andere indruk dan wanneer er een vaste lijn, vast adres, e-mail adres en website vermeld staan op een visitekaartje. Die gegevens laten mij zien dat er een serieuze organisatie achter het bedrijf zit en niet iemand die vanuit de achterbank van zijn auto onderneemt.

Dus wat ook handig is te vermelden:

Op visitekaartjes met beperkte ruimte:

  • Correspondentie adres (inclusief postcode en plaatsnaam)
  • E-mail adres
  • Website
  • Telefoon- en eventueel faxnummer

Op ander drukwerk met meer ruimte ook nog:

  • Vestigingsadres (inclusief postcode en plaatsnaam)
  • Bank- en girorekeningnummers (eventueel vermeld je ook al je IBAN nummer)

Afbeelding via orazal.

Hoe organiseer jij je boekhouding: van niet doen tot volledig uitbesteden

ordners
Boekhouding organiseren

Je boekhouding kun je op heel veel manieren regelen. Van niet doen tot aan volledig uitbesteden en allerlei opties daartussen in.

Hieronder heb ik een aantal verschillende mogelijkheden op een rijtje gezet. Bij elke volgende stap worden de maandelijkse kosten hoger en ben je als het goed is minder tijd kwijt.

Lees ook: Kispi.nl – Hoe vind je de beste boekhoudsoftware – 7 vragen

1) Niet doen

Op het eerste gezicht lijkt niet doen de goedkoopste en makkelijkste methode. Totdat je in de chaos niet meer weet welke crediteur je wel of niet betaald hebt en van wie je nog geld ontvangt. Uiteindelijk zal de belastingdienst vragen komen stellen waarna je alsnog aan de boekhouding kan beginnen. De belastingdienst kan zelfs een schatting van je winst maken en ik kan me zo voorstellen dat een dergelijke schatting zelden te laag zal zijn.

De tijd die je in het begin bespaart moet je later misschien wel dubbel investeren. Onder andere omdat je alsnog je boekhouding moet regelen. Ook kun je te maken krijgen met hogere belastingaanslagen, boetes en missende facturen/documenten die je opnieuw moet opvragen.

Lees ook: Kispi.nl – 8 redenen om je boekhouding wel leuk te vinden

2) Pen en Papier

Met pen, papier en een paar ordners kun je ook een heel eind komen. Schrijf al je inkomende en uitgaande facturen in lijstjes op papier. Doe hetzelfde met je betalingen en verbind die aan de facturen. Controleer of je van elke betaling een factuur hebt en of elke factuur is betaald. Vervolgens maak je correcties voor eigen salaris, investeringen, etc. Dit betekent een heleboel schrijfwerk en veel optelwerk als je je belastingaangiftes gaat doen.

3) Excel / boekhoudpakket

Als je overweegt om je boekhouding helemaal zelf te doen dan is boekhoudsoftware een eerste timesaver. Je kan een boekhoudpakket aanschaffen of gebruik maken van Excel. In plaats van Excel kun je natuurlijk ook werken met een ander spreadsheet programma zoals bijvoorbeeld Google Docs.

Een boekhoudpakket is ingericht op het doen van een boekhouding en Excel niet. Gelukkig kun je voor Excel sjablonen downloaden die van Excel een soort van boekhoudpakket maken. Als je bereid bent om te investeren in je eigen boekhoudkennis en je niet bang bent van cijfers kun je prima overwegen om je boekhouding zelf te doen in Excel.

Lees ook: Kispi.nl – Boekhouding in Excel – download gratis sjablonen (of niet)
Lees ook: Kispi.nl – Dowload boekhoudprogramma’s – gratis

4) Online boekhouden

Bij online boekhouden maak je gebruik van een softwarepakket dat via internet te bereiken is. Dat heeft een aantal voordelen, zoals:

  • de software wordt up-to-date gehouden
  • je kan vanaf meerdere plekken inloggen
  • je kan makkelijk andere mensen toegang geven

De grootste nadelen van deze optie zijn waarschijnlijk de maandelijkse abonnementskosten en afhankelijkheid van een externe partij. Je zult daarom een backup buiten het betreffende bedrijf willen regelen en het is ook handig als je de gegevens kan exporteren zodat je makkelijker van boekhoudpakket en/of boekhouder kan wisselen.

Gelukkig is er heel veel keus. Er zijn pakketten zoals Acumulus die € 9,95 per maand kosten. Je kan met een dergelijk pakket je volledige boekhouding en facturatie organiseren. Uiteraard kun je ook kiezen voor pakketten die tientjes tot honderden euro’s per maand kosten. Welke je kiest hangt niet alleen af van je persoonlijke smaak maar ook van de grootte van je bedrijf/boekhouding en de eisen die je stelt aan functionaliteit.

Lees ook: Kispi.nl – 16 online boekhoudpakketten gesorteerd op prijs

5) Online boekhouden (bonnen scannen en mailen)

Heb je geen zin om zelf je bonnen in te voeren dan kun je de facturen ook scannen en mailen. Tot zover ik weet is er maar één online boekhoudpakket die op deze manier werkt, namelijk Yuki. Je kan er voor kiezen om vervolgens de administratie verder zelf af te ronden.

6) Online boekhouden en boekhouder inhuren voor belastingaangiftes

Kun je zelf boekhouden maar heb je geen tijd om alle belastingontwikkelingen bij te houden? Je zou dan zelf de boekhouding kunnen doen en de benodigde (jaar)overzichten kunnen maken. Je vraag vervolgens een boekhouder om vervolgens alle belastingaangiftes te verzorgen. Dat bespaart je het uitzoekwerk om je belastingaangifte te maken. Door veranderende regelgeving heb je daar elk jaar een flinke klus aan terwijl de boekhouder dat uitzoekwerk één keer doet en dat vervolgens kan toepassen voor heel veel klanten. Dat maakt hem of haar al snel een stuk efficiënter dan wanneer je je belastingaangiftes zelf doet.

7) Boekhouder inhuren (alleen zelf bonnen invoeren)

Als je werkt in Excel of met een (online) boekhoudpakket begin je met het invoeren van je facturen. Vervolgens moet elke factuur op de juiste plek in de boekhouding terecht komen. Zo zullen sommige facturen als kosten geboekt worden terwijl andere facturen investeringen zijn die over meerdere jaren worden uitgesmeerd. Ook zijn er speciale balans mutaties zoals winst die je uitkeert naar je privé bankrekening en debiteuren die afgeschreven worden. En natuurlijk heb je overzichten nodig voor je belastingaangifte en moeten je belastingaangiftes ook gemaakt en ingediend worden.

Voor veel ondernemers is het invoeren van facturen geen probleem maar zijn de vervolgstappen eigenlijk lastig. Een boekhouder heeft daar wel de kennis voor en vaak ook een hoog uurtarief. Als jij zelf de facturen invoert heeft je boekhouder minder dure uren nodig. Je boekhouder beperkt zich dan tot het doen van slimme dingen met de cijfers en/of uiteindelijk het maken van een jaaroverzicht en de belastingaangiftes.

Lees ook: Kispi.nl – 7 stappen naar succesvol uitbesteden

8) Boekhouder inhuren (schoenendoos aanleveren)

Doe je bonnen eens per kwartaal in een schoenendoos en stuur ze op. Dit is mijn favoriete methode. Overigens is die schoenendoos voor mij symbolisch. Ik controleer wel of al mijn klanten betaald hebben. Daarvoor leg ik al mijn facturen op datum en sorteer ze per bankafschrift. Dat gaat vervolgens in een grote envelop richting mijn boekhouder die er allerlei spannende dingen mee doet. Hij levert mij de jaaroverzichten en belastingaangiftes. Ik heb een abonnement waarin ook een stukje fiscale advisering is inbegrepen. Voor mij helemaal perfect.

9) Boekhouder in loondienst en eventueel inhuren

Als het echt veel werk wordt kun je natuurlijk ook overwegen om een boekhouder in dienst te nemen. Of in ieder geval iemand die alle facturen verwerkt en invoert. Zo houd je alle belangrijke gegevens in huis en kun je makkelijk overzichten laten maken. Voor het advies-, en aangifte werk kun je alsnog een boekhouder inhuren.

Ik weet niet zeker of ik de belasting aangiftes en jaarrekening in eigen beheer zou willen maken. Het kan ook wel prettig zijn om een onafhankelijk iemand te laten kijken naar je jaarrekening en belastingaangifte. Een objectieve buitenstaander heeft misschien een hele andere kijk op jouw bedrijf.

Wat is volgens jou de beste optie om je boekhouding te organiseren en waarom?>