7 stappen naar succesvol uitbesteden

afspraken maken
Maak duidelijke afspraken als je gaat uitbesteden

Uitbesteden kan je veel tijd besparen. Maar daar moet je dan natuurlijk wel voor betalen en dan is het belangrijk dat je kritisch kijkt naar het onderbrengen van jouw opdrachten. Hieronder staan 7 stappen naar succesvol uitbesteden.

1) Weet wat je wilt

Voordat je een offerte gaat vragen zul je moeten weten wat je wilt uitbesteden. Want waar ga je anders een offerte voor aanvragen? Vraag eventueel in je offerte om een stukje advies. Zo zet je de benodigde stappen één voor één.

2) Bespreek je verwachtingen

Denken jij en degene aan wie je uitbesteedt hetzelfde over de klus? Een voorbeeld is het inhuren van een boekhouder. Een aantal ondernemers denkt dat belastingadvies bij de boekhouding hoort, of eigenlijk dat de prijs van de boekhouding inclusief advies is. Controleer dergelijke verwachtingen van te voren zodat je een beslissing neemt op volledige informatie.

3) Vraag wat jouw rol is

Heeft de opdrachtnemer nog iets nodig van jou en je bedrijf? Als de taakverdeling niet duidelijk is dan zitten jullie dadelijk op elkaar te wachten.

En ook belangrijk: heeft de opdrachtnemer een grote mate van beslissingsbevoegdheid of wil je dat ze alles aan jou voorleggen ter goedkeuring?

4) Spreek een begin- en eindtijd af

Wanneer wil je dat de opdrachtnemer aan de opdracht begint en wanneer moet het klaar zijn? Als het om een heel groot project gaat, spreek dan tussentijdse mijlpalen af. Zo kun je de vinger aan de pols houden en direct contact opnemen als er sprake is van tijdsoverschrijding of andere problemen.

5) Spreek een duidelijke prijs af

Wat is inclusief en wat niet? Vaak is er nog nawerk: misschien wil je nog enkele veranderingen, heb je begeleiding nodig of zijn er dingen misgegaan. Zitten dat soort activiteiten ook in de prijs? Het is zeldzaam dat je een oneindige ondersteuning krijgt voor het oorspronkelijke investeringsbedrag. Zorg dat je met de opdrachtnemer overeenstemming hebt over de precieze omvang van het project en de prijs daarvan.

6) Bespreek mogelijke risico’s en missers

Niemand is perfect en soms gaan dingen gewoon verkeerd. Informeer naar de risico’s en vraag wat er gebeurt als er iets verkeerd gaat. Misschien is het wel nodig om de (aansprakelijkheids)verzekering te controleren en/of aanvullende juridische voorwaarden op te nemen. Bij twijfel of grote bedragen kun je contact opnemen met je vezekeringsadviseur of juridische hulp inroepen.

Je kan ook nadenken over boete- of beloningsclausules zodat je meer mogelijkheden hebt om invloed uit te oefenen op het verloop van de project nadat je de opdracht hebt gegeven. Aangezien dat soort clausules al snel ingewikkeld worden is het raadzaam om hiervoor een juridisch adviseur in te schakelen.

7) Schrijf je afspraken op

Mondelinge afspraken zijn snel gemaakt en makkelijk verbroken. Je hebt namelijk geen bewijs. En wat ook niet helpt: heb je elkaar wel goed begrepen? De simpelste en minimale oplossing om discussie te voorkomen is volgens mij een korte email. Daarin zet je in een bulletpoint lijstje de afspraken en eventueel een gespreksverslag. Vraag eventueel aan de ander een mail terug met zijn akkoord. Zijn er nog vragen of miscommunicaties dan is er een goede kans dat deze nu naar boven komen. Vergeet ook niet de algemene voorwaarden goed door te kijken.

Soms is een bulletpoint lijstje niet voldoende. Bijvoorbeeld als diensten/producten heel veel geld kosten of van kritisch belang zijn voor je bedrijf. Maak dan aparte schriftelijke afspraken die je beiden tekent en vraag eventueel advies aan een juridisch adviseur.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.